Zakaj večina dashboardov konča kot neuporaben posnetek zaslona v PowerPointu? Klemen Kovačič, vodja storitev pri ResEvo, razkriva, zakaj prava poslovna inteligenca ne potrebuje revolucije, ampak evolucijo. Preberite, kako s principom "Mini-Max" in strategijo "hitrih zmag" spremeniti podatke v akcijo – brez mesecev drage implementacije.
Q: Veliko podjetij se danes osredotoča na dashboarde. Kaj loči tiste, ki so lepi, od tistih, ki dejansko spremenijo poslovanje?
Razlika med "lepim" grafom in orodjem, ki dejansko generira dobiček, ni v barvni paleti, temveč v premostitvi prepada med vpogledom in akcijo. Gre za razliko med konkretno informacijo in splošnim podatkom. Akcija je mogoča le, če je informacija relevantna in razumljiva. To pa je mogoče zgolj, če so kazalniki zasnovani s strani nekoga, ki razume tako poslovne procese kot tudi tehnološke vidike analitike.
Sam sem mnenja, da so 3 ključni dejavniki ki ločijo uspešne rešitve od povprečnih:
- Integracija v delovni tok: Lepi grafi so nekoristni, če obstajajo zgolj v zavihku brskalnika, ki ga nihče ne odpre. Podatki spremenijo delovanje podjetja le, če so relevantni in enostavno dostopni. Danes identifikacija uporabnika ne predstavlja več večjega problema, prav tako prilagoditev poročil konkretnim potrebam ni (pre)velik izziv. Sodobno orodje mora omogočati tudi vgradnjo posameznih poročil, nadzornih plošč ali kazalnikov v druga orodja. Raziskave kažejo, da vdelana analitika (embedded analytics), vključena neposredno v operativna orodja, povečuje produktivnost in skrajšuje čas analize, saj so podatki na voljo v trenutku odločanja.
- Globina metrik: Lepi grafi pogosto prikazujejo velike številke (npr. znesek prodaje v tekočem mesecu), ki pa so lahko zavajajoče. Da bi bile informacije res uporabne, morajo biti predstavljene v ustreznem kontekstu, obenem pa morajo zagotavljati tudi ustrezno raven interakcije. Na primer, uporabniku je treba poleg osnovnih podatkov omogočiti tudi vpogled v druge kontekstualne podatke, kot so plan, preteklo leto, reklamacije, novi kupci in ponovljivi kupci. Nujno pa je, da je vsebina podana na način, ki za uporabnika ni obremenjujoč. To pomeni, da je ta dodatna plast informacij bodisi prikazana neposredno na nadzorni plošči bodisi je nadzorna plošča prilagojena tako, da lahko uporabnik z minimalno interakcijo dostopa do zahtevanih informacij.
- Premagovanje "Kulture posnetkov zaslona" (Interactivity over Static Reporting): Ena največjih ovir je t. i. »kultura posnetkov zaslona«, pri kateri ekipe uporabljajo interaktivna orodja (kot so Excel, Power BI ali Tableau) zgolj za ustvarjanje statičnih posnetkov zaslona za PowerPoint, ki jih nato pošljejo vodstvu. Podatki postanejo zares uporabni šele takrat, ko ekipa orodja uporablja za raziskovanje za vrtanje v globino (drill-down), filtriranje po segmentih in iskanje anomalij. Rešitev mora omogočati odgovore na vprašanja »zakaj«, ne le prikazovati »kaj«. Če orodje ne omogoča hitrega odgovora na vprašanje, ki se pojavi med sestankom, ostane le »lepa slika«.
Povzetek za našo strategijo: Za uspešno implementacijo je ključnega pomena:
- da ima implementator popolno razumevanje delovnega procesa,
- da razume kateri so ključni kazalniki, ki bodo odražali dejansko stanje posameznega procesa,
- da se uporabi orodje, ki omogoča enostavno prilagajanje različnim uporabnikom
- da orodje omogoča enostavno deljenje informacij, ki je lahko končnemu uporabniku dostavljena skozi različne kanale
Q: Vaši projekti pogosto presegajo samo analitiko. Kako ta preobrazba izgleda v praksi?
Glavnino naših strank predstavljajo srednja in mala podjetja, ki pogosto nimajo jasno dokumentiranih procesov. Zato se je izkazalo, da podjetjem ponudimo bistveno več, če ne začnemo z implementacijo programske rešitve, ampak najprej opravimo analizo procesov in kompetenc zaposlenih. V dveh primerih smo tako prevzeli celo operativno vodenje IT funkcij. Naši strokovnjaki so fizično prisotni na lokaciji, podpirajo končne uporabnike in tako "iz prve roke" pridobijo informacije, potrebne za načrtovanje ustrezne rešitve.
Q: Lahko delite primer, kjer je tak pristop izboljšal rezultate?
Imamo zelo nizek "customer churn" (odhod strank). Ena naših prvih strank, s katero sodelujemo že 11 let, je v tem času zrasla s 40 milijonov evrov na 160 milijonov evrov letnega prometa. Glavni razlog za to sta seveda vizija in disciplina vodstva. Kljub temu so preizkusili večino svetovnih ponudnikov, vendar nobeno drugo orodje ni nudilo tolikšne stopnje prilagodljivosti. Ključna je bila zaveza vodstva k avtomatizaciji procesov, medtem ko orodje ASK.BI skrbi za njihov nadzor.
Q: Kaj je skupna lastnost najuspešnejših podjetij, s katerimi delate?
Izpostavil bi predvsem eno: neprestano izboljševanje učinkovitosti oziroma t.i. Mini-Max načelo. Gre za ključno vprašanje: kako z manj doseči več? Kako zmanjšati obratni kapital, hkrati pa povečati obseg poslovanja? Večina podjetij že dolgo optimizira proizvodnjo in prodajo, najuspešnejša podjetja danes pa si skušajo avtomatizirati tudi poslovodne procese.
Izraz "digitalna preobrazba" pogosto prestraši ljudi, saj zveni kot drag projekt, ki zahteva popolno spremembo načina dela.
V resnici pa najuspešnejši ne začnejo z revolucijo, ampak z evolucijo.
Strategija "Hitrih Zmag" (Quick Wins):
Ne poskušajte spremeniti vsega naenkrat. Začnite tam, kjer boli. Lotite se opravila, ki ga vsi sovražijo – na primer ročnega prepisovanja podatkov iz Excela ali ročnega pošiljanja istih e-poštnih sporočil. Če ekipi prihranite štiri ure dela na teden, boste takoj pridobili njihovo zaupanje v digitalna orodja.
